É comum em muitas empresas que as reuniões sejam maçantes e improdutivas. Existem inúmeras explicações para isso, mas vou me apegar a um detalhe que é a falta de engajamento da maior parte das pessoas que dela participam. Como assim? Bem, nas empresas, geralmente, a reunião é conduzida pelos Diretores ou gestores, líderes de áreas que assumem o papel de protagonista e a maioria se torna coadjuvante. Às vezes estão na reunião apenas de corpo presente enquanto a mente já está nas tarefas que tem que entregar logo após sair dali.
Não há uma receita pronta de eficácia de reuniões, considerando que empresas, com suas culturas e pessoas, são diferentes. Mas é inegável que há aspectos que podem ajudar as empresas ou as pessoas que conduzem reuniões.
Participação 100|100 – é comum em treinamentos e reuniões algumas pessoas não participarem ativamente, apenas participam como ouvintes. Na metodologia do Lego Serious Play, sou facilitadora credenciada deste método inovador de criação de insights, existe uma regra que é 100|100, na qual todas as pessoas participam ativamente de todos os processos.
Planejamento – Planejar uma reunião é o primeiro passo para garantir sua eficiência. Planejar pauta, horário, local, forma de repassar o conteúdo e, principalmente, ter clareza do seu objetivo.
Registro – Registar os acordos realizados durantes as reuniões aumenta o engajamento para, de fato, validar as ações propostas.
Ação – Para uma reunião fazer sentido, é necessário que após a sua realização, os participantes tenham ações a serem implementadas. Naturalmente as pessoas começam a criar um novo modelo mental a respeito de reuniões.
Com estas pequenas ações, as reuniões começam a fazer mais sentido e tornam sua realização não uma obrigação mas uma oportunidade de desenvolvimento, do negócio e das pessoas, que poderão extrair de maneira assertiva seu potencial.
Por Letícia Zanini: Master Coach, Psicóloga e Diretora da Perfil Dois Coaching e Assessoria.
