Esse tema é sempre motivo de reclamação por parte de todos os participantes, aqueles que são convidados reclamam, pois muitos acham perda de tempo e, os organizadores, aqueles que gastam energia para prepará-la, mas nem sempre são assertivos, e então, sentem-se frustrados. Como fazer para que as pessoas não pensem exatamente o que título deste post diz? Não me chama para uma reunião, quase como uma súplica.
Reuniões não produtivas e nada interessantes têm um custo para as empresas, a hora de trabalho de cada um pode ser “perdida” se em tantas reuniões, soluções não são encontradas. E mais, oportunidades são perdidas.
Segundo artigo na Harvard Business Review Brasil, as estatísticas sobre reuniões são alarmantes:
Empresas realizam mais de três bilhões de reuniões por ano;
Executivos gastam de 40 a 50% de suas horas de trabalho — ou 23 horas por semana — em reuniões;
90% dos participantes admitem ficar divagando durante as reuniões;
73% admitem fazer outras atividades durante as reuniões;
25% das reuniões são usadas para discutir assuntos irrelevantes.
Será que é possível garantir que as suas reuniões não sejam desanimadoras, mas produtivas? Aplicando alguns conceitos do design thinking podemos dizer que a resposta é sim! Para isso, as pessoas precisam ser o foco central da experiência, no caso, a reunião.
E como se proporciona essa experiência? Primeiro praticando a empatia. Comece pensando quem vai estar na reunião, quais as suas necessidades? Quem não vai estar na sala, mas será afetado pela reunião e quais são as necessidades deles? Depois de responder essas perguntas, elabore um roteiro para a reunião.
No roteiro estabeleça com clareza objetivos e resultados desejados para que os envolvidos saibam porque estão participando e possam avaliar juntamente com você se o tempo gasto foi ou não produtivo.
Dê tempo suficiente para as discussões. Isso significa ter uma pauta menor e mais tempo para explorar cada tema.
Aumente a interação, inicialmente pergunte apenas para você e, posteriormente, após os planejamentos necessários, jogue para o grupo as seguintes perguntas: Quem seria a melhor opção para iniciar as conversas? Quem será afetado pelos resultados e, por isso, precisa apresentar suas opiniões? Quem tem mais chances de ter uma opinião diferente? Quem são os mais experientes e podem perceber se estamos cometendo um erro ou nos esquecendo de alguma coisa?
Faça uma reunião mais leve e criativa. Em alguns momentos, deixar de lado o aspecto formal pode ser favorável. Surpreenda, faça algo diferente, comece diferente ou termine diferente. Usar metáforas, storytelling, música e outras opções, podem aumentar a capacidade de liberar ideias. No início pode parecer estranho, mas na verdade, as reuniões são momentos para além da entrega e apresentação de resultados. Elas servem também para proporcionar engajamento e espírito de equipe.
Por fim, teste seu novo formato da mesma maneira que um designer prototipa seus produtos. Você irá notar que, a curto prazo, vai gastar mais tempo na preparação das reuniões mas, a longo prazo, este investimento será recompensado através dos resultados gerados e dos comportamentos positivos diante de reuniões.
Que você tenha uma semana com reuniões produtivas e, por que não, divertidas?
Por Letícia Zanini – Master Coach, Psicóloga e Diretora da Perfil Dois Coaching e Assessoria.
